Business travel plukt de vruchten van de digitalisering
De digitaliseringsgolf heeft het bedrijfsleven grondig door elkaar geschud. Sommigen bleven achter, anderen sprongen meteen op de trein en hebben deze e-volutie overleefd. Zo heeft onder andere de (zaken)reissector gereageerd met online boekingssytemen, boekingsapps voor vluchten, hotels en noem maar op.
Verschillende zakenreiskantoren, waaronder BTS Travel, hebben zich dan ook verdiept in het aanbieden van online tools – Travel Portal is er een van – die Business Travel verbetert op 3 niveaus:
1. De boekers
In veel bedrijven vind je mensen die zich met het boekinsproces bezighouden. Van travel managers, directieassistenten, tot de directie zelf. Het is dan ook erg belangrijk dat zij goed omgaan met de boekingen van business travels.
Online one-stop-shoptools zorgen ervoor dat je in alle fasen van het boekingsproces bijstand kunt vragen of hulp om wijzigingen door te voeren. Achter zulke tools zit er namelijk geen robotfunctie, maar een persoonlijke contactpersoon die alles opvolgt.
2. De reizigers
Uiteraard ondervinden de reizigers zelf veel voordelen van deze vooruitgang. Er bestaan apps in overvloed, die ervoor zorgen dat zij al hun reisgegevens bij zich hebben. Daarnaast kunnen ze op voorhand inchecken en hebben ze hun boarding passes altijd bij de hand. Bovendien zijn er verschillende apps die je bij problemen of vertragingen automatisch een melding geven.
3. De boekhouder
Ook boekhouders varen wel bij online reistools. Er komen namelijk heel wat kosten kijken bij Business Travel. Niet alleen de vlucht of trein en overnachtingen moeten betaald worden, maar ook bijvoorbeeld de maaltijden en taxiritten ter plaatste. Dan is het maar al te handig dat je als reiziger al je kosten op één platform kunt indienen, door middel van een foto bijvoorbeeld, zodat de boekhouder alles overzichtelijk in één keer ontvangt en niet meer met verschillende Excel-bestanden moet werken.
Daarnaast kan ook het bedrijf zelf de vruchten plukken van zo’n technologische snufjes. Door te werken met één tool kunnen bedrijven veel beter de reisgegevens analyseren. Met welke luchtvaartmaatschappij wordt er het meest geboekt? Welke hotels of overnachtingsformules worden het meest gebruikt. Zo kun je, indien nodig, je travel policy aanpassen. Bovendien maakt veelvuldig boeken bij dezelfde partner het mogelijk om betere deals te onderhandelen.
Business Travel zonder technologie is dus ondenkbaar geworden. En die afhankelijkheid zal alleen maar groter worden. Hoewel bedrijven offline blijven boeken, heb je nu dus ook de keuze om een gedeelte online te doen. Ook je travel policy uit handen geven aan je zakenreisbureau is met een online tool mogelijk. Wanneer je medewerkers dan een reis boeken, fungeert je zakenreiskantoor als waakhond. Laat je enkel economy class toe bijvoorbeeld en probeert een reiziger toch business class te boeken, zal het systeem dit niet toelaten.
Wat je ook verkiest, zolang je het belang van een goede en vruchtbare samenwerking met je partners en klanten uit het buitenland voorop stelt, in volle transparantie, komt alles goed.