Betaalde ondernemer, blije ondernemer

Klanten die hun facturen te laat betalen: het blijft voor heel veel ondernemers een fundamenteel probleem dat hen handenvol geld kost. Hoeveel? Meer dan tien miljard euro per jaar aan gederfde winst, zegt bedrijfsinformatiespecialist Graydon. Wat kun je daaraan doen als zaakvoerder?

Ruim 10 procent van alle facturen die in België worden uitgeschreven, kunnen als ‘wanbetaling’ worden bestempeld, zo becijferde Graydon. Ze blijven langer dan 90 dagen onbetaald. “Veel ondernemers hanteren te lakse betalingstermijnen, uit angst om klanten te verliezen”, zegt Joëlle Evenepoel van BECI, de Brusselse Kamer van Koophandel. “Ze beseffen echter niet dat ze zo ‘bank spelen’ voor hun klanten. Vaak ontbreekt ook het beleid om hier goed mee om te gaan en wordt er veel te soepel omgegaan met slechte betalers.”

Bellen en controleren

Als een klant niet tijdig betaalt, beperken veel bedrijven hun rappelprocedure tot het versturen van brieven. Evenepoel: “Dat is oké, maar een betere reflex is om naar de telefoon te grijpen. Veelal komen brieven bovenop een stapel terecht en gebeurt er niks mee. Een telefoongesprek is veel productiever en kun je daarna bevestigen per e-mail. Op het veelgehoorde argument dat men een factuur nooit ontvangt, is het meer en meer gangbaar dat men facturen (ook) per e-mail met ontvangstbericht verstuurt. Je moet in elk geval kort op de bal spelen: iedere dag dat de factuur onbetaald blijft, stijgt het risico op niet-betalen.”

Het is nog beter om je voorzorgen te nemen. De kredietwaardigheid van potentiële klanten nagaan is nuttig, vooral bij grote bestellingen, maar je kunt ook het betalingsgedrag van bestaande klanten in kaart brengen: wie betaalt er goed en bij welke klanten moet men ‘strengere’ betalingsregelingen voorzien? Je kunt natuurlijk ook een onmiddellijke betaling eisen, al zal men dat − zeker in een B2B-omgeving − niet altijd de norm zijn of appreciëren. “Er zijn ook wel wat bronnen die je kunt raadplegen op het internet om de (financiële) toestand van een handelspartner te controleren”, aldus Evenepoel. “De balans die de onderneming neerlegt bij de Nationale Bank vertelt bijvoorbeeld al veel over haar financiële toestand.”

Accuraat beeld

Bedrijven als Graydon, maar ook concurrenten als EuroDB of Infobase, bieden die informatie hapklaar aan. “Wij beschikken over bedrijfsinformatie om weloverwogen financiële en commerciële beslissingen te nemen”, zegt Eric Van den Broele van Graydon. “We verzamelen, analyseren en interpreteren data uit ruim 130 internationale databases en de gegevens van 90 miljoen bedrijven. Zo krijgen onze klanten inzichten op het gebied van kredietinformatie, risk en compliance en marketinginformatie. Juist door veel gegevens samen te brengen, ontstaat een accurater beeld dan van een database van de overheid. In de Kruispuntbank van Ondernemingen staan bijvoorbeeld zeker 30.000 actieve bedrijven geregistreerd die geen of amper activiteiten vertonen.”

Bovenop al die data monitort Graydon ook betaaldata van bedrijven. “Zo’n 8.200 Belgische ondernemingen vertellen ons systematisch hoe het betaalgedrag van hun klanten verloopt”, legt Van den Broele uit. “Zo kunnen we continu kredietscores verbeteren en de risico’s en opportuniteiten inschatten.”

Op tijd

Een veelgemaakte fout die Van den Broele opmerkt, is dat bedrijven die kredietscores veel te laat raadplegen. “Vaak pas als de bestelling binnenkomt en er dus al enorm veel tijd en geld in de klant is gestoken. Ons advies is om er vanaf de prospectie mee te beginnen. Zo kun je ook een verkoopmodel ontwikkelen op maat van de klant: in gezonde bedrijven mag je gerust veel tijd en moeite steken, in de middenmoters wat minder en in de minder gezonde bedrijven is het ‘boter bij de vis’.”

Naast repressief optreden kun je als onderneming je klanten natuurlijk ook belonen voor tijdige betalingen, zegt Joëlle Evenepoel. “De korting contant kent elke bedrijfsleider, maar je kunt het ook creatiever aanpakken en bijvoorbeeld onderling afspreken om grotere hoeveelheden bij elkaar te kopen. Zolang men de facturen maar op tijd betaalt.”