Voor veel mensen is het geven van een presentatie sowieso al een bron van stress en nervositeit. Wat dan als de IT-infrastructuur het laat afweten? Wat zijn de gevolgen voor presentator, publiek én business? Het Kortrijkse technologiebedrijf Barco deed er onderzoek naar.

Verhoogd stressniveau
Kabels die niet passen, netwerken waarop niet kan ingelogd worden, projectoren en schermen die het laten afweten…wie een presentatie geeft, is vaak het slachtoffer van nukkige technologie. Bij Barco wilde men weleens weten welke gevolgen dit heeft op het stressniveau van de presentator, de aandacht van het publiek en, finaal, de bottom line van het bedrijf.

Stressexperimenten
“Over dit onderwerp zijn eigenlijk weinig wetenschappelijke studies te vinden”, zegt Lieven Bertier, Head of GTM Strategy & Services Meeting Experience bij Barco. “Daarom hebben we zelf kwantitatief en kwalitatief onderzoek gedaan. Kwantitatief door in het V.K, Frankrijk, de V.S. en Duitsland een duizendtal mensen te ondervragen die regelmatig presentaties geven. Kwalitatief door in Groot-Brittannië stress-experimenten te doen bij een twintigtal mensen die een presentatie moesten geven in technisch moeilijke omstandigheden.”

 

Over technische stress in de meeting room bestond eigenlijk nog weinig wetenschappelijk onderzoek Lieven Bertier

 

Verrassende resultaten
De resultaten zijn op zijn minst opmerkelijk te noemen. Zeven op de tien respondenten zegt gefrustreerd en zelfs boos te worden wanneer er zich technische hiccups voordoen, wat hun credibiliteit als spreker of merkvertegenwoordiger uiteraard onderuithaalt. Meer dan de helft rapporteert tijdverlies, bijna een kwart miste er een deadline mee en twaalf procent geeft zelfs aan dat het bedrijf er zakelijke opportuniteiten mee in de mist zag gaan. “Ook op de sprekers zelf is het fysieke effect ontegensprekelijk”, zegt Bertier, “de stressniveaus schieten omhoog. Bij een deelnemer zagen we een hartslag van 179 slagen per minuut, alsof hij een marathon aan het lopen was.”

Aandachtsverlies
Maar ook bij de aanwezigen in de vergadering zorgen technische problemen voor heel wat frustratie. Dat onderzocht Barco in een apart onderzoek. Vier op de tien toehoorders geven aan dat ze de aandacht verliezen en minder voeling hebben met de presentatie als er zaken de mist ingaan. Ongeveer de helft zegt dat onderbrekingen (bijvoorbeeld een IT’er die snel ter hulp moet schieten) nefast zijn voor de aandacht. Gelukkig komt die aandacht ook relatief snel weer terug. Anderzijds geeft zowat 72 procent aan dat het gebruik van video en multimedia hun engagement en interesse verhoogt. Zolang alles maar ordentelijk werkt.

 

De vergaderzaal van de toekomst is zo intelligent dat hij zelf patronen ontwaart en zich daaraan aanpast Lieven Bertier

 

Daling van de hartslag
De belofte dat technologie ons leven eenvoudiger maakt, is in de vergaderzaal dus nog vaak ver te zoeken. “Eigenlijk zou technologie ervoor moeten zorgen dat onze hartslag net daalt”, zegt Bertier. “Het zou moeten werken zoals een auto, die functioneert in 99.9% van de gevallen feilloos, maar daar zitten we dus nog niet.” Om dat te verhelpen, heeft Barco een reeks USB-dongles gemaakt (die “Clickshare” werd gedoopt) die de sprekers op hun laptop kunnen aansluiten en die, via een aparte wifi-verbinding, draadloos connecteren met het scherm of de projector. Op die manier hoeft de presentator niet meer wakker te liggen van kabelsalade, nukkige netwerken of incompatibele producten en wordt al veel stress de wereld uit geholpen. Van de Clickshare – kostprijs: vanaf 1.000 euro – gingen er al zo’n driehonderdduizend stuks de deur uit. Zeker nu de BYOD-trend (Bring Your Own Device) zich doorzet, verwacht Barco dat het daar niet bij zal blijven. Werknemers kunnen via de Clickshare immers ook perfect hun eigen slimme device mee naar de vergaderzaal brengen en gebruiken als presentatietool.

Evolutie in vergaderzalen
Dit soort innovatie moet uiteindelijk de vergaderzaal zoals we die nu kennen helemaal “disrupten”, zegt Bertier, en uitmonden in een vergaderzaal van de toekomst. “Je komt binnen en sensoren in de kamer merken je aanwezig op: meteen springt de verlichting aan en wordt de projector of het scherm aangeschakeld en in de juiste modus gezet. Ook alle audiovisuele hulpmiddelen gaan aan en worden juist afgesteld. Als het moet, bijvoorbeeld als de zon in de kamer schijnt, schuiven ook de gordijnen automatisch dicht. De kamer is zelfs zo intelligent dat ze patronen herkent en zich daaraan automatisch aanpast. En alles zonder dat de gebruiker iets moet aanleren of installeren.”