De prestatiestaten en berekeningen in het kader van het payrollbeheer zijn al geruime tijd geautomatiseerd. Met de digitalisering van de payrollprocessen wordt veel tijd bespaard en het beheer van de taken vereenvoudigd. Helaas is het risico op payrollfouten en fiscale risico’s verhoogd, zonder dat je ervan bewust bent. Om de valkuilen van payrollautomatisatie – het blindelings toepassen van regels – te vermijden en dus je payroll betrouwbaarder te maken, is een globaal stappenplan nodig.

Vermijd fiscale risico’s door een fout in de loonadministratie
Door de digitale overdracht van de payrollgegevens worden de gecodeerde overuren maar zelden door externe payrollbeheerders op hun geldigheid gecontroleerd. Een verkeerde codering bij de bron leidt tot een kettingreactie die je ongetwijfeld pas veel later opmerkt. Meestal pas wanneer je geconfronteerd wordt met een belastingcontrole.

Veel overuren worden bijvoorbeeld gecodeerd onder eenzelfde looncode, hoewel zij lang niet allemaal onder dezelfde wettelijke definitie vallen of aanleiding geven tot dezelfde rechten. Dat kan rampzalige gevolgen hebben voor jou als werkgever, bijvoorbeeld bij een inspectie van de overuren of de door een onderneming gevraagde vrijstellingen van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing.

In 2015 werd er zo bijna 72 miljoen euro geregulariseerd na controleacties van de FOD Financiën naar gedeeltelijke vrijstellingen van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing.

Stappenplan

Om zo’n fiscale risico’s definitief de kop in te drukken en elk risico op herhaling te vermijden, ben je het best af met een algemeen corrigerend plan, waarbij vier maatregelen worden getroffen:

1° Controleer gegevens uit het verleden
Om te beginnen controleer je best alle gegevens die in het verleden zijn gecodeerd. Aan de hand daarvan kun je vervolgens een stand van zaken opmaken en een veilig correctieschema opzetten. In deze cruciale en complexe stap moet je niet alleen rekening houden met de algemene voorschriften, maar ook met de specifieke kenmerken van je activiteitensector omtrent arbeidstijd.

2° Werk een nieuw coderingssysteem uit per categorie overwerk
Zet een nieuw coderingssysteem op en maak hierbij onderscheid tussen elke categorie overwerk die gepresteerd kan worden, en alle bijbehorende voordelen, zoals overuren die recht geven op een toeslag – en voor welk percentage -, tot inhaalrust of beide. Met die gedefinieerde codes wordt het controlerende werk in de toekomst eenvoudiger en kun je erop toezien dat de verschillende types overuren ook werkelijk worden gepresteerd.

3° Gebruik de nieuwe codeermethode
Deel jouw nieuwe codeermethode mee aan de payrollbeheerder en zorg dat die het  mechanisme goed begrijpt en toepast.

4° Bereid je voor op een eventuele belastingcontrole
Ten slotte moet je goed voorbereid zijn op een eventuele belastingcontrole. De wet legt op dat je een nominatieve lijst ter beschikking houdt van alle personen voor wie een vrijstelling werd gevraagd, net als de verschillende aangiften 274.xx (274.10 – 274.45) met de belastbare bedragen, de ingehouden voorheffing en de vrijgestelde voorheffing.In de praktijk beperkt een inspecteur zich niet tot deze documenten maar vraagt hij om alle uitleg en bewijslast waarmee de toepassing van de regels inzake overwerk en de relevantie van de verzoeken tot vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing kunnen worden aangetoond. Wacht dus niet tot het te laat is, maar begin je nu al voor te bereiden.